吉林省勘察设计管理办法
吉林省人民政府
吉林省勘察设计管理办法
吉政发〔１９８６〕６８号
第一条 为加强对勘察设计工作的指导和管理，以适应我省建设事业发展的需要，根据国家有关规定，结合我省实际情况，特制定本办法。
第二条 全省勘察设计工作统由省城乡建设环境保护厅（以下简称建设厅）负责管理和指导。各市、地、州建委（建设处）是各市、地、州基本建设的管理部门，负责领导与管理所在市、地、州的勘察设计工作。省直各委、办、厅、局负责管理直属勘察设计单位，并协助各地区基建主
管部门管理本系统基本建设和勘察设计工作。
第三条 开放设计市场，打破地区、部门界限，实行设计招、投标办法，鼓励竞争。一般设计项目，建设单位可以通过招标或直接择优委托设计单位。
第四条 允许成立集体和个体勘察设计单位，建立以全民所有制设计单位为主体，集体和个体三者并存的勘察设计体制。
第五条 凡从事工程建设的勘察设计单位（包括装修设计单位）都必须按国家和省的有关规定办理手续，领取勘察设计资格证书，并在当地工商部门注册取得营业执照后，方可按规定的范围承担勘察设计任务。
第六条 国务院各部驻我省的直属勘察设计单位的资格证书，由各主管部门审批，并到省建设厅登记备案。国外和外省到我省承担勘察设计任务的勘察设计单位，都必须到省建设厅办理登记手续。经批准后，方可承担设计任务。禁止无证单位和个人承担勘察设计任务。任何建设单位均
不得拉无证单位或个人搞设计，任何部门领导也不得指定无证单位或个人搞设计。
第七条 全省勘察设计证书由省建设厅统一制发。
第八条 有证设计单位之间开展协作，必须签订正式合同，明确双方的权利义务关系。勘察设计单位在接受勘察设计任务时都要与委托单位签订勘察设计合同，并按省政府吉政发〔1985〕113号文件的有关规定进行审核登记。
勘察设计证书是从事勘察设计工作资格凭证，不准转让、出租或买卖。
第九条 勘察设计单位经主管部门核定，允许统一组织本单位的人员利用业余时间承担部分勘察设计任务，并按规定付给报酬。
勘察设计人员不准自行组织业余设计，也不许自行承担勘察设计任务。
第十条 经批准的勘察设计单位，因故停、歇业，要书面申报，到原批准机关和工商部门办理停、歇业手续。对营业期间承担的工程设计和停、歇业后有关遗留问题，要自找持证设计单位，并支付一定费用，以合同方式委托保管全部设计技术档案。但对工程的质量、技术问题，仍由停
、歇业单位的原法人代表负责。
第十一条 对违犯上述规定单位和个人要按规定处以罚款，直至吊销勘察设计证书。
第十二条 勘察设计工作必须认真贯彻党和国家的有关规定。严格按建设程序办事。
设计文件要根据批准的设计任务书或可行性研究报告，以及水文、工程地质和有关协议等基础资料进行编制。没有可靠的设计依据，不能设计，更不能提供设计文件。
第十三条 建设项目一般按初步设计和施工图设计两个阶段进行。初步设计要按原国家建委〔78〕建发设字第410号文《设计文件的编制和审批办法》有关规定进行编制。建筑工程要符合城乡建设环境保护部（83）城设字第922号文批准颁发的《建筑工程设计文件编制深度的
规定》的要求。
第十四条 设计单位要建立健全质量管理机构和制度，对设计质量全面负责。要积极采用适合我省的国内外的先进技术和有效的革新科研成果，促进技术进步，不断提高设计技术水平。未经批准推广的技术，不准应用于工程项目上。
第十五条 设计单位编制设计文件时，要做到设计基础资料齐全可靠，计算结果准确，文字说明清楚，图纸清晰，杜绝“错、漏、碰、缺”。设计文件和图纸必须逐级审核签字，切实保证设计质量。
第十六条 初步设计要对工程的主要技术经济指标和投资效益进行分析，保证工程合理的技术经济效益。
设计概（预）算，要根据原国家建委（78）建发设字第386号文和计标（1983）1038号文规定进行编制。初步设计概算和施工图预算，均由设计单位负责编制。
第十七条 勘察设计单位要在不降低使用要求和标准的条件下注意节约。对于无地质资料，任意加深基础以及不经结构计算和任意提高结构安全度等设计造成的浪费，除扣发直接责任者的奖金外，还要对单位处以罚款，缴回部分或全部设计费。对发生设计质量事故的项目，根据情节轻
重、损失大小、严重程度，由主管部门确定处以罚款，并要追究有关人员的法律责任。所罚款项由被罚单位在盈余留成中支付，不抵扣工程设计费用。主管部门收取的罚没款，按国家规定上缴同级财政。全省每两年进行一次评选优秀设计活动，奖优惩劣。
第十八条 各级设计审查部门，都要建立相应的审查机构，配备一定的技术力量，组织具有较高技术水平和实践经验的技术经济人员参加审查工作。对聘请人员可按技术咨询有关规定付给一定的报酬。
第十九条 各单位提报的设计审查文件、资料，必须齐全可靠，符合国家的规定要求，否则不能进行审查。设计审查部门和有关人员要对文件审查质量负责。
第二十条 根据国家和省政府关于建设项目审批有关规定中分级管理分级审批的原则，下列工程项目的初步设计和总概算由省建设厅负责审批：
1．省属大、中型或投资限额二千万元以上工业建设项目以及投资五千万元以上的大、中型水利工程项目。
2．十二层以上单体建筑；面积大于一万平方米建筑项目；投资限额五百万元以上的单项民用建筑项目；一千五百座以上的影剧院；五百床位以上的医院；新建的旅游馆、体育馆和永久性纪念建筑物；省指定审查的重要建设项目。
3．中外合资或中外合作设计的建设项目。
4．省级标准和通用设计。
第二十一条 下列工程项目的初步设计和总概算，按隶属关系由各市、地、州建委（建设处）或省主管厅、局进行审批，报省建设厅备案：
1．省属小型或投资限额二千万元以下的工业建设项目。对长春、吉林、延边和吉化公司自行平衡资金、材料的项目投资限额应为三千万元。
2．十一层以下及其他民用建设项目，均由各市、地、州建委（建设处）负责审批。
3．投资五千万元以下的中、小型水利工程项目的审批由水利厅负责确定。市、地、州审批设计任务书的城建项目，由市、地、州建委（建设处）审批。
第二十二条 国家各部、委在我省的大、中型建设项目的初步设计和总概算，由各部、委进行审批，省建设厅可协助和参加。国家和我省合资建设项目的初步设计，由国家主管部、委会同省建设厅共同进行审批。
第二十三条 总体设计和厂址选择报告的审批权限与初步设计相同。施工图设计除主管部门指定要审查的主要项目外，一般不再进行审查，由设计单位对施工图质量全面负责。
第二十四条 各级审查部门要按初步设计审查权限，积级参加设计任务书或可行性研究报告的审查工作。
第二十五条 建设项目的主管部门要将全套设计文件，在审查前一个月报送审批部门。审批部门要做好审查的准备工作，对具备审查条件的项目要及时组织审查，并在一个月内进行批复。
第二十六条 对于审批后的设计文件，不得任意修改。凡涉及设计任务书主要内容的修改，要由原设计审批部门批准。对施工图的修改，要由原设计单位同意并进行修改。
第二十七条 凡有条件各类工程的构配件（零部件）通用的建筑物、构筑物、公用设施以及单项工程，都要编制标准设计。统由省建筑标准化管理所负责组织与管理。
第二十八条 经批准的省标准构配件图集和各种标准设计图集，建设和设计单位必须积极采用，需要重新设计的，要经设计审批部门批准。各建设和设计单位对省标图集，不得自行翻印和复制。
第二十九条 各勘察设计单位都应承担标准规范和标准设计的调查和编制工作，积极完成下达的任务，按规定收取费用。
第三十条 凡我省制定的在全省范围内实行的有关工程建设的设计标准、规定、标准设计、产品标准和对国家有关标准、规范、规定的补充，均由省建设厅统一批准发布或由省建设厅提出意见报省政府批准发布。
第三十一条 本规定自公布之日起实行。
1986年5月8日
忻州市人民政府办公厅关于印发忻州市人民政府办公厅公文处理办法的通知
山西省忻州市人民政府办公厅
忻州市人民政府办公厅关于印发忻州市人民政府办公厅公文处理办法的通知
忻政办发〔2012〕10号
各县（市、区）人民政府，市人民政府各委、局、办：
经市政府领导同意，现将《忻州市人民政府办公厅公文处理办法》予以印发，请遵照执行。原《忻州市人民政府办公厅关于印发〈忻州市人民政府办公厅公文处理办法〉的通知》（忻政办发〔2010〕252号）同时废止。
附件：收文流程图
发文流程图
二O一二年三月二日
忻州市人民政府办公厅公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步提高办公厅公文处理质量和效率，进一步加强公文处理的规范性、科学性，根据《国家行政机关公文处理办法》和省政府办公厅《关于印发山西省人民政府办公厅公文处理办法的通知》要求，结合市政府领导要求和办公厅工作实际，制定本办法。
第二条 市政府及其办公厅公文是履行市政府职能，在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是执政为民、依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效、“一口进一口出”的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 市政府办公厅公文处理机构：
机要文书科是负责市政府办公厅公文处理工作的管理机构，负责承办国务院及国务院办公厅、省政府及省政府办公厅、市委及市委办公厅、各县（市、区）人民政府、市直各部门、省驻忻单位等来文的收发运转工作，负责承办市政府及市政府办公厅公文审核制发工作，负责对全市行政机关公文处理工作进行业务指导。负责已办结公文的整理（立卷）、归档、管理工作。
秘书一科、秘书二科、秘书三科、秘书四科、秘书五科、秘书六科、信息科（秘书七科）负责相关业务的公文办理。
办公室负责承办省直各厅、局和全省各市来文及办公厅内部事务来文的办理；
会务科负责承办市政府及市政府领导召开、出席的会议、活动的公文办理；
督查室负责市人大、市政协转来有关建议和提案的办理以及市政府督查事项的公文办理；
市政府应急办负责突发事件的公文办理；
其他科室负责承办各自工作职责范围的公文办理。
第七条 各科室应高度重视公文处理工作，认真遵守本办法。
第二章 常用公文种类及发文字号
第八条 市政府及其办公厅常用的公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）议案。适用于市政府按照法律程序向市人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问。
（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 发文字号及签发：
（一）忻政发。市政府发布全市重大战略决策、政策措施，要求各县（市、区）人民政府、市直各部门长期贯彻执行的文件。分管副市长审核后，由市长签发。
（二）忻政。市人民政府向省政府的请示、报告。由市长签发。
（三）忻政函。市政府向市委、市人大常委会报送材料，请求批准事项；向省政府各厅、局报送材料、请求批准（询问）事项的函；与兄弟市政府或其他不相隶属单位商洽工作；对下级机关请示事项的批准、答复和批复；对某一方面工作做出安排、通报、奖惩等文件。市长签发。
（四）忻政发（密）电。市政府向省政府及省政府各厅报送较紧急的请示事项或情况报告。向全省各市政府或其他不相隶属单位商讨较紧急的事项；要求各县（市、区）人民政府和市直各委、局、办尽快贯彻落实的重大事项文件。由市长签发。
（五）忻政任。市政府对市委常委会、市人大及其常委会、市政府常务会议等会议议定的人事任免文件。由市长签发。
（六）忻政办发。市政府办公厅按照市政府工作部署，发布某一阶段对某项工作的安排，要求各县（市、区）人民政府、市直各部门贯彻执行的文件。由市政府秘书长签发，重大事项报告市长或分管副市长签发。
（七）忻政办函。市政府办公厅与兄弟市政府办公厅或其他不相隶属单位商洽工作；答复下级机关请示事项的批复；对某一具体工作进行安排，包括情况通报、奖惩通报；设立和调整市政府领导参加的临时议事协调机构等。由市政府秘书长签发，重大事项报市长、分管副市长阅示。
（八）忻政办发（密）电。市政府办公厅与省政府办公厅及省政府有关厅局、兄弟市政府办公厅或其他不相隶属单位商讨较紧急的事项；转发省政府办公厅明（密）传电报内容；要求各县（市、区）人民政府、各部门尽快贯彻落实的事项；由市政府领导出席的会议、活动通知等。由市政府秘书长签发，重大事项报市长、分管副市长阅示。
（九）忻政办。市政府办公厅内部重要工作、重要制度、工作规范发布，要求内部各科室及工作人员遵照执行的事项。由市政府秘书长签发。
（十）会议纪要。
1、市人民政府常务会议纪要。对省委、省政府及市委重要决定事项，市政府工作中的重要事项、议案、报告，审议政府规章草案，全市国民经济和社会发展全局性问题，全市经济形势及安全生产形势，市政府各部门和各县（市、区）人民政府请示市政府的重要事项，需要市政府审定的政府机构设置和职能确定，政府系统人事任免事项，需由市政府审定的财政重大支出、市属国有企业对外重大投资等的传达、研究、讨论、决定事项，形成会议纪要，由市长签发。
2、市人民政府专题会议纪要。对市政府日常工作中重要问题，涉及某一方面、行业、系统重要问题处理协调，涉及多个部门有关问题协调，上级重要会议的贯彻意见，市政府拟发布的重要文件，市长、副市长确定的其他事项研究、讨论、决定事项，形成会议纪要，由召集和主持会议的市长、副市长审定签发。
3、市政府办公厅会议纪要。需由市政府办公厅协调、涉及某一具体问题的研究、讨论、决定事项，形成会议纪要，由秘书长签发。
（十一）上述发文类别中，属于规范性文件范围的，按照《山西省行政机关规范性文件制定程序暂行办法》执行。
第三章 行文规则
第十条 各县（市、区）人民政府、市直各部门对报送市政府的公文，应当符合《国家行政机关公文处理办法》的规定。
第十一条 行文应当确有必要，注重效用。
第十二条 向市政府报送公文，内容应当为需要报告的重大事项，市政府要求报告办理情况的事项，须经市政府审批或者决定的事项。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，下级机关应当向直接上级机关请示和报告，不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十四条 市政府办公厅受理各县（市、区）人民政府，市政府工作部门、部门管理机构、市直属事业单位、市属国有企业等下级单位的公文。县级人民政府和市政府工作部门应当通过市政府向省政府报送公文，市政府工作部门的下属单位应当通过市政府工作部门向市政府报送公文。
第十五条 属部门职权范围内事务一般不要请示市政府；应由部门自行发文或联合发文的，一般不得要求市政府批转或市政府办公厅转发。
第十六条 除市长、副市长、秘书长直接交办事项、紧急事项和必须直接报送的机密事项外，不得以机关名义向市政府领导个人报送公文。否则视为未报市政府，按程序重新办理。
第十七条 正确使用“请示”与“报告”文种。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。
第十八条 受双重领导的机关向市政府行文，应当写明主送机关和抄送机关。市政府向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级上级机关。
第十九条 请求市政府及其办公厅批转或者发文的事项，应当在“请示”中附发文依据、理由、代拟稿、电子文档及符合要求的移动存储介质。
第二十条 市政府可以与市委、市军分区联合行文；市政府办公厅可以与市委办公厅、市军分区司令部等联合行文，也可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文机关不宜过多。联合行文应当明确主办机关，主办机关先签署意见，其他机关依次会签；不得使用复印件会签。联合行文应按照党、政、军、群的顺序排列。
第四章 收文办理
第二十一条 收文办理指对各县（市、区）人民政府、市直各单位、市属企业报送市政府的请示、报告，省政府、省政府办公厅（省直各部门、其他不相隶属机构各类来文及密（明）电由办公室承办）来文及密码电报，市长的批示等公文（机要文书科承办）的办理过程，包括签收、登记、分发、审核、批（拟）办、承办、催办、转办、回复等程序。
第二十二条 对下级单位报送市政府或办公厅的公文，机要文书科应当进行初步审核。对不符合行文规则的公文，提出改正意见，改正后受理。
第二十三条 机要文书科承办人员对符合受理要求的公文核实收文时间、来文单位、文件标题、份数和联系方式，并签收登记。
第二十四条 机要文书科承办人员及时填写批办卡，提出公文承办意见，由相关业务科室办理，报分管公文的副秘书长阅批后，属情况性报告，送领导阅知；属请示件需要答复或发文的，报请有关领导阅示后按领导批示办理；对公文内容涉及两个以上科室的，确定主办科室；对有时限要求的，提出办理时限。
第二十五条 各科室应指派专人及时到机要文书科取文，对不属于本科室职责或不适宜承办的公文，应及时退回并说明理由；公文内容涉及两个以上科室职责的，主办科室应主动与有关科室会签。经会签同意并没有分歧意见的，按程序上报。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对需要反馈的公文，应及时将处理情况和结果反馈机要文书科。
第二十六条 凡呈送市政府的请示事项的文件，业务科室要了解掌握公文的政策背景，与有关单位和部门认真核实情况，综合分析研究后提出简明扼要、完整清晰的拟办意见，对比较复杂、涉及部门多的事项，要书面征求有关方面的意见，认真分析后提出拟办意见。拟办意见经科长审阅后按程序呈报市政府有关领导。
第二十七条 报领导批示的公文，领导应当及时批示。领导审批公文时，对有具体请示事项的，应当明确签署意见、姓名和日期；审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第二十八条 领导批示后，业务科室承办人对领导批示要及时按程序转下一办理环节。领导批示意见未经允许，不得擅自传播。
第二十九条 凡批转由业务科室办理的公文，不需要协调的一般应在2个工作日内办理完毕；限时办理的请示、报告和其他文件，必须在时限内办完。
第三十条 对下列公文应附有紧急标志：必须在规定时限内办结，随叫、随到、随办的公文；按特提件（只限电报）处理的公文；必须在1个工作日内办结的或必须在3个工作日内办结但审批环节较多的公文；必须在2个工作日内办结的或必须在7个工作日内办结但需要转请有关部门提出意见的公文。
第三十一条 报领导同志批示或转请有关部门办理的公文，有关部门应在要求时间内反馈意见，逾期未复视为同意。特提、特急件和急件的办理，承办人员应直接跟踪、催办，及时提醒、反馈。业务科室承办人员要负责催办，紧急公文跟踪催办重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止积压、延误。
第三十二条 机要文书科承办人员根据领导批示，将公文转业务科室有关部门办理。转办时要复印领导批示，提出办理要求，明确办理时限，随文转出。属发文事项，进入发文办理程序。属答复请示事项的，酌情采取复印领导批示、编发领导批示抄清、办公厅便签函复和正式批复等形式答复来文单位并抄送相关部门。
第三十三条 在文件运行过程中，业务科室承办人员要及时跟踪，了解文件审批情况。如属缓办的，业务科室应注明“缓办”退机要文书科留存并告知报文单位及相关人员；属不予审批的，由机要文书科退回报文单位。
第三十四条 在公文呈批过程中，根据领导批示需修改或协调的文件及事项，按领导批示意见办，视为该公文暂已办结。待重新修改或协调意见统一后，再次按程序重新办理。
第三十五条 公文办结后，应注明办理结果。纸质文件应及时归档保存。机要文书科要不定时对公文办理情况进行通报，提出问题，改进工作。
第五章 发文办理
第三十六条 发文办理指以市政府或者市政府办公厅名义制发公文的过程，包括起草、受理、审核、审签、复核、登记、编号、缮印、用印、分发等程序。
第三十七条 业务科室对需以市政府或市政府办公厅名义发文的事项，负责草拟文稿并征求有关部门意见，并报分管工作的副秘书长审核。草拟公文应做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当实用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第三十八条 机要文书科根据《国家行政机关公文处理办法》负责对业务科室起草的公文进行审核制发。审核内容包括：
（一）文稿中的政策观点和需解决的问题，是否符合党和国家的方针、政策、法律法规，要求做什么和不做什么以及怎样做的界限要明确、清楚，如提出新的政策、规定等，应附有说明。
（二）文稿所反映的问题要准确，理由要充分，措施、意见要具有可操作性，涉及有关方面的问题应协调一致，前后内容无矛盾、无疏漏，与以前的有关文件保持衔接，如有冲突，应注明理由和根据。
（三）行文是否确有必要，注重效用；是否照抄照搬上级文件；是否已经会议统一部署或报刊已全文刊登；是否可由部门自行行文。
（四）文稿涉及其他部门的职责，如涉及到机构、编制、经费、土地、资源、行政许可、以政府名义表彰等事项，是否已征求相关部门的意见。
（五）公文审批程序是否完备。
（六）对应由部门自行发文的会议通知、经批准成立的市政府临时议事协调机构领导组一般成员调整的事项，不受理发文。
（七）能以办公厅名义发文的，不以市政府名义发；能以函的形式发文的，不以文件形式发文。
（八）公文文种要与行文目的、发文机关职责与主送机关的行文关系一致；人名、地名、数字、引文、日期等要准确一致；结构层次序数、国家法定计量单位、规范化简称要使用正确；主送机关要准确，抄送机关无错漏；秘密程度、紧急程度要适当；主题词标注要准确；正文、附件、协商会签意见、依据材料要齐全。
第三十九条 文稿送印以前进行发文登记，项目包括日期、拟稿单位、签发人、发文字号、标题、秘密程度、紧急程度、发送范围、印刷份数等。
第四十条 公文一经签发原则上不得改动，如经复核确需对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第四十一条 公文复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一规范，内容表达是否准确。
第四十二条 承办人员对文稿校对无误后，按照发文范围确定印发份数，签字后付印。
第四十三条 明传电报应及时送市委机要局并做好记录；密电要专人送市委机要局并签字。带有密级的文件及函件要严格编码登记，控制发文范围和印发份数。
第四十四条 文件印出后由机要文书科按发文范围分发。
第四十五条 按照《中华人民共和国政府信息公开条例》有关规定，需向社会公开的文件，由市政府信息公开领导组办公室负责人审核，在市政府网站和其他公众媒体上公布。
第六章 密码电报办理
第四十六条 密码电报的阅办和管理，严格按照国家及省、市有关规定执行。机要文书科负责省政府办公厅、市政府办公厅密码电报的递送和管理，并由专人负责办理。
第四十七条 密码电报办理程序：
（一）承办人员接到密码电报后，当面登记电报秘密等级、紧急程度、来电单位、来电日期、电报文号、电报标题。
（二）承办人员立即填写密电阅办卡片，送分管副秘书长提出拟办意见，按照送阅对象逐一送达领导阅批。
（三）送阅密电时，承办人员应提醒领导秘书及时送阅、妥善存放、避免泄密或散失；如属特急件或主送件，应提请领导抓紧处理。
（四）阅办密电必须在办公室进行（因特殊情况需送阅的，在阅后即交承办人员带回），个人不得抄存、翻印密电。
（五）领导批示有关科室或部门办理的，承办人员转有关业务科室签收，或复印通知有关部门凭工作证签字取件。
（六）领导批示需要发文的，应即转有关科室草拟文稿，按发文程序审批后发文。
（七）对于送阅过程中的密码电报，要随时记载下落，以备查考。领导批示的处理情况要在登记本上及时记载。
第四十八条 密码电报办理规则：
（一）经手人员不得在无保密措施的电话中谈论密码电报内容。
（二）经手人员不得在无保密措施的设备和网络上传输、存储、处理密码电报。
（三）不得携带密码电报前往与工作无关的场所。
（四）不得携带密电作为外出、开会、办事的凭证。
（五）密码电报办理每一环节都要严格履行签字、登记手续。
（六）密码电报须“密来密复”，严禁“密来明复”。
（七）绝密级电报不得复制；机密级、秘密级上级来电确需复制的，从严控制并按规定履行报批手续；其他密码电报确需复制的，应经领导批准。复制的密码电报按原件要求严格管理。
（八）密码电报传输递送须采取安全保密措施，由专人专车递送。
（九）送阅后收回和已传送的密码电报稿均须妥善保管。
（十）要定期检查，及时催办、清退，如遇有丢失、泄密情况，要如实向主管领导汇报，不得隐瞒。
第四十九条 密码电报要专人专柜管理，统一立卷归档。
第七章 特殊情况下公文的办理
第五十条 领导临时在外，遇紧急公文，如在忻州市范围，由业务科室负责送达审签；如领导在外地，应电话请示，并在公文批办卡上注明领导意见后办理，事后送领导补签。涉密文件须按照有关保密规定请示后办理。
第五十一条 领导一段时间外出时，可按领导意见办理或按外出协作分工及授权，报有关协作领导审批。
第五十二条 遇领导安排的紧急事项，应按领导意见及时办理，涉及其他科室时，承办人员须书面转达。
第五十三条 已经市政府常务会议审议通过的文稿，由拟稿单位根据常务会议议定修改后重新报送，直接进入发文程序。
第五十四条 为及时、有效应对突发事件，涉及应急方面的紧急公文可简化程序，由市政府应急办直接办理。
第八章 公文归档
第五十五条 公文办理完毕后须按照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，定期归档。个人不得保存应当归档的公文。
第五十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第五十七条 以市政府办公厅为主办单位的联合发文，原件由机要文书科整理（立卷）、归档，非主办单位的联合发文，保存成文。
第五十八条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第五十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第九章 公文管理
第六十条 公文管理应坚持统一管理、保守秘密、便于利用的原则。
第六十一条 公文由市政府办公厅机要文书科统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第六十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖机要文书科公文处理专用章。
第六十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第六十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经过办公厅负责人批准，可以销毁。销毁公文应当定期到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第六十五条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章 附 则
第六十六条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第六十七条 本《办法》由市政府办公厅负责解释。
第六十八条 本《办法》自发布之日起施行。
